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【デスクワークの方必見】やめるだけでも変われる「メールの断捨離」

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こんにちは。当ページにアクセスしてくださり、ありがとうございます。この記事は、

 

仕事になかなか集中できない。ちゃんと睡眠とっているんだけど・・・。

なんでだろう?

 

上記で悩んでいらっしゃる方へ向けた記事になります。では、ひとつお尋ねさせていただきます。

 

仕事では、メールをどのくらいの頻度で見ていますか?

 

いや、そこまで見ていないし、その根拠もしっかりお持ちの読者さんは、このページを閉じてもらっても大丈夫です。しかし、メールチェックを頻繁にしている認識がある読者さんこそ、今すぐこの行動を改善した方が良いですね。なぜならメールは、チェックする回数が多いほど、

 

ストレスを増やす

 

行動だからです。

 【目次】

 

1.メール閲覧は、無意識にやってしまう行動

仕事の合間でも、ついついメールをみてしまう・・・

 

そんな読者さん、結構いらっしゃいるかと思います。特に管理職の人や、案件リーダーの人などは、依存している位にメールを無意識に見てしまうのではないでしょうか。そして確認するうち、仕事依頼のメールが舞い込んだりして、そちらに手を付けざるを得なくなってしまった・・・。

 

たしかに、いつどういう内容のメールが来るか分からないので、そういった姿勢はすごく大切かと思います。ですが、そのメールのせいで本来やるべきだった仕事を後回しにし、実はそこまで「急ぎ」ではなかったメールで依頼された仕事に時間をかけてしまい、その日に片付けるべき仕事が終わらなかった・・・

これでは本末転倒ですよね。

 

※すみません。私は管理職の経験がございません。あくまで私が今まで管理職の方を見てきた経験から書いています。

 

若手の方でしたら、そこまでその人宛てにメールが来ないと思いますが、メール以外にLINEがありますよね。 仕事の合間に、実は「LINE」で友達とこっそりと会話しているという事があるのでないでしょうか。これも、仕事には物凄いストレスになりますよね。

 

誰かが発言する度にアラームが鳴り、その度にアプリを開き確認。話が盛り上がれば、仕事から会話に夢中になり、気がつけば、

 

あれ出来ていない、これも出来ていなかった・・・。

 

といった、苦い経験があるのではと思います。世の中便利なコミュニケーションツールが増えたなと思いつつ、「誘惑」とまでは言いませんが、そういったものが多くなりましたね。

 

2.メールの見過ぎによるデメリット

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①ストレスが増える

かつてこのような実験があったようです。

仕事のストレスに悩む社会人100名程度を対象にメールチェックが与える影響について調査しました。  まずは、「メールのチェックを1日3回まで」という制限を与えました。具体的な内容として、

 

  • メールを見るタイミングまで、メールボックスは開かない
  • アラートをオフにする

 

という上記の条件です。その結果、被験者のストレスレベルが低下し、緊張が軽減されたという事です。 逆に、メールチェックを無制限にしたところ、具体的には

 

  • メールボックスは開きっぱなし
  • アラートをオンにする

 

という条件にしたところ、今度は被験者のストレスレベルが上昇し、緊張したという結果でした。

 

このように、「メールを見る」という行動は、増えれば増えるほどストレスも増えてしまうという事です。 となれば、仕事でも「判断」しないといけないタイミングで悪影響を及ぼしかねませんね。

 

要は、仕事が「雑」になってしまうという事です。

 

②マルチタスクになってしまう(これは無理です)

仕事しながら、一方でメールを見つつ、来たらすぐに返事をする・・・。

つまり、マルチタスクですよね。出来たら凄いですが、あれこれ考える事が散々になり、脳がパンクします。 これがストレスの原因になるのです。 

メンタリストDaiGoさんの本に書いておりました、

 

仕事が早い・出来る人ほど、シングルタスクで集中してこなしている

 

という事です。一見仕事が早い人って、マルチタスクであれこれやっているイメージだったりします。 じつは違います。1つの事に集中して取り組んでいる結果、早く終わって次の仕事に取り組めているから「マルチタスク」でやっているように『見えている』だけです。

 

もしDaiGoさんの本が気になれば、こちらの記事をどうぞ。

3.メールを見過ぎないようにするには?

上記から「メールの見過ぎ」がいかに集中を妨げ、且つストレスを増やす1つの原因であること理解して頂けたと思います。 ではどうやって、メールを見る回数を減らせるようになるのか?その具体的な対策を紹介させて頂きます。

 

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①通知をオフにする

いちばん方法としては手取り早いですね。簡単にできます。

私も仕事やプライベートでも、よく喋るグループのところは、通知を「オフ」にしています。 メッセージが頻繁に来ることがありますので。これだけでも、メッセージが来た場合でも通知がきません。静かです。

 

ですが本当の事言いますと、それだけではあまり効果を発揮しないですよね。自分からついついメールアプリを「開いてしまう」ってこと、ないでしょうか?私も通知オフだけですと、ちょっとした隙でメールを覗きにいってしまうって事、ありましたので。

 

②メールを見る時間を決める(作業単位でも良い)

とくに新人の方は、その日に客先との打ち合わせ等ない日は、思い切って丸一日メールを開かない! と決めても良いですね。そこまで重要な仕事も任されていなかったりしますので。

 

リーダー的立場の方でも、「〜時に見る」「〜分おきに見る」などのルール決めをしておけば、目の前の仕事に集中できるのではないでしょうか。目指すは、「シングルタスクで仕事を早くまわす」ことです。

 

余談ですが、このブログの「アクセス解析」は、「夜中の23:30に見る」と決めています。(ついこの記事の公開から1ヶ月前に決めたことですが。) なぜなら、これも「ストレスを増やす」もとになっていたからです。

 

前までは、休憩時間そして作業の合間にもアクセス数はチェックしていました。ですがこれだと、アクセスがあった時は嬉しくて作業も捗るのですが、アクセスがない場合、

本当に凹みます。これが作業に悪影響を及ぼすわけです。ですので、

 

大事なのはアクセス数ではなく、記事を書き続けること

 

と自分に言い聞かした上で、アクセス解析を見るのは1回のみと決めました。

ストレスですか?なくなりましたね。

 

なぜ、今日はこんなにアクセス数が少ないのだろうか・・・

 

と作業の合間などに考える必要がなくなったからです。 考えるのは、1日が終わってからだと決めています。その分23:30が楽しみになっています。このブログを読んでくださっている読者さんのおかげです。

 

この場をお借りしまして、本当にありがとうございます!!

 

③アプリをダウンロードしない(極論)

私はブログを書くなどの作業は、基本PCで行っていますが、LINEなどは入れていません。これは、「PCに入れると、いつでもLINEが見られるようになる」からです。

 

さっき言ってた、通知オフや見る時間を決めたら、大丈夫なのでは?

 

と思われるかもですが、スマホにLINEが入っていますからね。twitterも同様です。なにせスマホとPCでLINEやtwitterの同期が面倒くさそうですからね。 この時の「面倒臭い」という気持ちは、とても役立ちますね。

 

極論として、アプリをダウンロードしないという方法を紹介させて頂きました。

4.まとめ

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仕事になかなか集中できない。ちゃんと睡眠とっているんだけど・・・。

なんでだろう?

 

上記で悩んでいる読者さんも、「メールの見過ぎ」が案外仕事の妨げになっていると分かって頂けたと思います。 今一度、自分がどんだけメールを閲覧しているのか、確認してもらえればと思います。実は、これが仕事の妨げだったと発覚するかも知れません。

 

上記の対策は誰でも「我慢する」事さえできれば、絶対達成できます。つまり、仕事もプライベートも充実してきます。ですので、この方法は試してみる他ないですね。

 

参考になれば、幸いです。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。